HƯỚNG DẪN THÊM LOẠI TÀI LIỆU¶

Bước 1: Truy cập màn hình Danh sách loại tài liệu¶

• Tại thanh menu chính, chọn mục Loại tài liệu.

• Hệ thống hiển thị bảng thống kê các loại tài liệu hiện có, bao gồm các thông tin: Tên loại tài liệu, Mã, Danh mục, Số lần sử dụng và Trạng thái (Bản nháp hoặc Đã phát hành).
• Nhấn nút [+ Tạo mới] ở góc phải màn hình để bắt đầu thêm loại tài liệu mới.

Bước 2: Khai báo thông tin loại tài liệu¶

Tại giao diện Tạo mới loại tài liệu, bạn cần nhập đầy đủ các trường thông tin có đánh dấu sao đỏ (*):

1. Tên loại tài liệu: Nhập tên hiển thị của loại tài liệu (Ví dụ: Hợp đồng mua bán, Phụ lục hợp đồng...).
2. Mã loại tài liệu: Nhập mã định danh cho loại tài liệu này (Ví dụ: HDMB, PLHD).
3. Danh mục: Chọn nhóm danh mục lớn mà tài liệu này thuộc về từ danh sách là hợp đồng,chứng từ
4. Mô tả: Nhập tóm tắt nội dung hoặc mục đích sử dụng của loại tài liệu này để người dùng khác dễ dàng nhận biết.

Bước 3: Lưu hoặc Xuất bản¶

Sau khi hoàn tất nhập liệu, người dùng có các lựa chọn sau ở cuối trang:

• Hủy: Loại bỏ các thông tin vừa nhập và quay lại màn hình danh sách.

• Lưu: Lưu loại tài liệu dưới dạng Bản nháp. Ở trạng thái này, bạn vẫn có thể sửa hoặc xóa thông tin.

• Xuất bản: Chuyển loại tài liệu sang trạng thái Đã phát hành. Sau khi xuất bản, loại tài liệu này sẽ sẵn sàng để áp dụng khi tạo mới các hợp đồng/văn bản trong hệ thống.