Hướng dẫn thay thế hóa đơn theo NĐ123¶
Ghi chú
📘 CĂN CỨ TẠI NGHỊ ĐỊNH 70/2025/NĐ-CP, SỬA ĐỔI NGHỊ ĐỊNH 123/2020/NĐ-CP, QUY ĐỊNH VỀ VIỆC LẬP HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ NHƯ SAU:
🧾 Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm:)
– Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế;
– Hóa đơn điện tử không có mã nhưng đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế;
→ Thì xử lý theo các trường hợp:
1. Sai sót nhỏ – Không làm thay đổi nội dung nghĩa vụ thuế:
✅ Sai tên người mua → Không cần lập lại hóa đơn. → Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế và thông báo cho bên mua.
✅ Sai địa chỉ người mua → Không cần lập lại hóa đơn. → Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế và thông báo cho bên mua.
✅ Sai cả tên và địa chỉ nhưng đúng mã số thuế → Không cần lập lại hóa đơn. → Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan thuế và thông báo cho bên mua.
🖱️ Click vào đây để xem hướng dẫn lập thông báo 04/SS: 📄 Thông báo 04/SS
⚠️ 2. Sai sót lớn – Làm thay đổi nghĩa vụ thuế hoặc thông tin trọng yếu:
❌ Sai mã số thuế người mua → Phải lập hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
❌ Sai thuế suất, số tiền, tiền thuế, đơn giá, thành tiền → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận.
❌ Sai mặt hàng, quy cách, số lượng, đơn vị tính → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận.
❌ Sai mã hàng hóa, mã vạch, thông tin kỹ thuật → Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm biên bản thỏa thuận.
- 📝 Anh chị có thể làm thay thế theo hướng dẫn dưới nội dung này ⬇️
🛑 GHI NHỚ TỪ 01/06/2025:
🚫 Bỏ nghiệp vụ "Hủy hóa đơn".
📌 Trường hợp hóa đơn đã phát hành nhưng giao dịch bị hủy bỏ, hay bị sai thông tin cần hủy bỏ để lập hóa đơn mới
- 📝 Anh chị làm điều chỉnh giảm về 0 (tương đương hủy) theo hướng dẫn sau
🖱️ Click vào đây để xem hướng dẫn: 📄 Hướng dẫn điều chỉnh giảm về 0
Hướng dẫn thay thế hóa đơn có sai sót¶
Lưu ý
Thay thế hoá đơn (Áp dụng cho HĐ trong kỳ kê khai(chưa kê khai)) và chỉ được phép sử dụng nghiệp vụ thay thế hóa đơn với các điều kiện sau:
- Hóa đơn cần thay thế đã được gửi CQT thành công hoặc hóa đơn đã có mã CQT cấp
- Hóa đơn cần thay thế ở Trạng thái Gốc (Mới) hoặc Thay thế
Nếu đã lựa chọn nghiệp vụ thay thế thì không được điều chỉnh hóa đơn thay thế. Từ NGHỊ ĐỊNH 70/2025/NĐ-CP nghiệp vụ này không phải lập kèm 04/SS
Bước 1: Chọn hóa đơn cần làm thay thế chọn phần Nghiệp vụ chọn lập hóa đơn thay thế¶
Bước 2: Điền lại phần chi tiết hóa đơn như 1 tờ hóa đơn mới¶
Nếu hóa đơn có nhiều dòng hàng hóa, bạn cũng có thể cọn copy dòng hàng hóa cũ sang bằng cách nhấn vào Chọn hàng hóa
Bước 3 : Sau khi nhập xong bạn tiến hành lưu lại và ký gửi CQT 1 cách bình thường¶
Lúc này hóa đơn cũ sẽ chuyển thành hóa đơn bị thay thế và sẽ coi như 1 hóa đơn hủy, còn hóa đơn mới vừa tạo sẽ trở thành hóa đơn thay thế. Người sử dụng có thể Ký và gửi hóa đơn đã được lập Thay thế như một hóa đơn thông thường.
Hướng dẫn lập biên bản hóa đơn thay thế¶
Căn cứ
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập Biên bản là bắt buộc trong các trường hợp làm nghiệp vụ điêu chỉnh/thay thế.
Người sử dụng có thể sử dụng thao tác này để lập biên bản khi làm nghiệp vụ thay thế hay điều chỉnh hóa đơn
Lưu ý
Chỉ lập được khi hóa đơn ở trạng thái thay thế hoặc điều chỉnh
Bước 1: Chọn hóa đơn vừa được làm thay thế hoặc điều chỉnh¶
Bước 2: Kiểm tra thông tin người bán, người mua, điền lý do thay thế hoặc lý do điều chỉnh¶
Bước 3 : Lưu hoặc ký biên bản thay thế, điều chỉnh¶
Bâm lưu hoặc lưu và ký
Lưu ý
Để ký được biên bản máy tính phải được cài đặt plugin ký số, nếu đã cài đặt thì bỏ qua bước này
🖱️ Click vào đây để cài đặt: 📄 Hướng dẫn tải plugin
Anh chị chọn chữ ký số đúng và chọn OK
Biên bản sau khi được ký thành công
Bước 4 : Xem và in biên bản¶
Bấm nút in ở trình duyệt hoặc bấm ctrl + P để in hoặc chọn SAVE để tải về gửi cho khách hàng hoặc lưu trữ
Bước 5 : Sau khi gửi cho khách hàng ký anh chị có thể up mẫu biên bản 2 bên đã ký lên phần mềm¶
Chọn hình ảnh theo hướng dẫn trên → chọn file cần up load → Bấm nhận
Như vậy anh chị đã upload lên thành công
Xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng đã tin dùng sản phẩm của M-Invoice
Có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình sử dụng hãy liên hệ với M-Invoice tại mục Hỗ trợ kỹ thuật góc phải bên dưới màn hình hoặc gọi tổng đài kỹ thuật của M-Invoice (1900.955.557 Nhánh 1)
